10 materiałów, które możesz drukować we własnej firmie

Wiele firm regularnie przygotowuje materiały, które są potrzebne tu i teraz. Oferta dla klienta, ulotka na wydarzenie, instrukcja dla pracowników, katalog produktów czy kilka plakatów do biura. Część takich materiałów trafia do zewnętrznej drukarni, nawet jeśli potrzebny jest niewielki nakład.

Nowoczesne kolorowe urządzenia A3 pozwalają przenieść część takich prac do własnej firmy. Nie chodzi oczywiście o zastępowanie profesjonalnej drukarni w każdym przypadku. Chodzi o możliwość szybkiego przygotowania materiałów wtedy, gdy są potrzebne, bez zamawiania dużego nakładu z wyprzedzeniem.

Co można w ten sposób drukować? Oto 10 przykładów, które sprawdzają się w wielu firmach.

1. Oferty i materiały sprzedażowe

Oferta handlowa nie zawsze musi mieć formę zwykłego dokumentu wydrukowanego na kilku kartkach. W przypadku spotkania z ważnym klientem warto przygotować materiały, które dobrze prezentują firmę i jej produkty.

Kolorowy wydruk na papierze o wyższej gramaturze pozwala przygotować ofertę, prezentację produktu czy zestaw materiałów dla handlowca bez konieczności zamawiania całego nakładu w drukarni.

Dużą zaletą jest również możliwość szybkiej zmiany treści. Jeśli zmieniła się cena, oferta produktu albo dane kontaktowe, można przygotować nową wersję bez wyrzucania wcześniej wydrukowanych materiałów.

2. Ulotki i materiały promocyjne

Ulotki nadal są wykorzystywane przez wiele firm. Mogą być rozdawane podczas wydarzeń, dodawane do przesyłek albo wykorzystywane przez handlowców podczas spotkań z klientami.

Przy większych nakładach drukarnia zewnętrzna nadal może być dobrym rozwiązaniem. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset egzemplarzach sytuacja wygląda jednak inaczej. Własne urządzenie pozwala wydrukować dokładnie taką liczbę materiałów, jaka jest w danym momencie potrzebna.

3. Wizytówki i materiały dla handlowców

Nie każda firma potrzebuje codziennie drukować wizytówki, ale w niektórych sytuacjach możliwość ich szybkiego przygotowania może być bardzo praktyczna.

Podobnie jest z materiałami wykorzystywanymi przez przedstawicieli handlowych. Cenniki, karty produktów, krótkie prezentacje czy materiały informacyjne mogą być przygotowywane na bieżąco, zgodnie z aktualną ofertą firmy.

Jest to szczególnie przydatne wtedy, gdy oferta często się zmienia i nie ma sensu zamawiać dużych nakładów z dużym wyprzedzeniem.

4. Katalogi i broszury

Katalog produktów nie zawsze musi mieć kilkadziesiąt stron i być drukowany w tysiącach egzemplarzy. W wielu firmach potrzebne są znacznie mniejsze nakłady, na przykład na spotkanie z klientem, targi lub prezentację nowej oferty.

Kolorowe urządzenia A3 pozwalają przygotować broszury i katalogi również w niewielkich seriach. Przy odpowiednim wyposażeniu można dodatkowo wykorzystać możliwości automatycznego składania, zszywania czy innych sposobów wykończenia dokumentów.

5. Materiały na spotkania i prezentacje

Przed ważnym spotkaniem z klientem często potrzebne są materiały przygotowane specjalnie na tę okazję. Prezentacja, karta produktu, wykresy, zestawienie wyników czy materiały informacyjne mogą być wydrukowane bezpośrednio przed spotkaniem.

To daje firmie większą swobodę. Nie trzeba utrzymywać dużego zapasu gotowych materiałów ani planować ich zamówienia z kilkudniowym wyprzedzeniem.

6. Plakaty i materiały informacyjne

W firmach regularnie pojawiają się potrzeby związane z przygotowaniem plakatów i materiałów informacyjnych. Mogą dotyczyć promocji, wydarzenia, szkolenia, zmian organizacyjnych albo komunikacji wewnętrznej.

Druk w większym formacie pozwala przygotować materiały, które są bardziej widoczne niż standardowa kartka A4. W przypadku niektórych urządzeń możliwy jest również druk na arkuszach o większym formacie, co daje dodatkowe możliwości przy tworzeniu materiałów promocyjnych.

7. Materiały szkoleniowe i instrukcje

Firmy szkolą pracowników, klientów i partnerów biznesowych. Do takich spotkań często potrzebne są instrukcje, materiały szkoleniowe, ćwiczenia czy krótkie poradniki.

Własny druk sprawdza się szczególnie wtedy, gdy materiały są regularnie aktualizowane. Zamiast przechowywać duży zapas dokumentów, można przygotować potrzebną liczbę egzemplarzy przed konkretnym szkoleniem.

8. Zaproszenia i materiały na wydarzenia

Konferencja, szkolenie, dzień otwarty, spotkanie dla klientów czy firmowe wydarzenie to kolejne sytuacje, w których potrzebne są materiały drukowane.

Zaproszenia, identyfikatory, program wydarzenia, informacje dla uczestników czy materiały promocyjne można przygotować we własnej firmie. Przy niewielkich nakładach możliwość szybkiego wydrukowania brakujących egzemplarzy może być dużym ułatwieniem.

9. Personalizowane materiały dla klientów

Druk we własnej firmie daje również możliwość przygotowywania materiałów przeznaczonych dla konkretnego odbiorcy.

Może to być indywidualna oferta, materiał z nazwą klienta, spersonalizowana prezentacja albo zestaw dokumentów przygotowany na konkretne spotkanie. Nie trzeba wtedy zamawiać dużego nakładu jednego, uniwersalnego materiału.

W niektórych zastosowaniach personalizacja może zwiększyć wartość materiału w oczach odbiorcy i sprawić, że będzie on lepiej dopasowany do konkretnej sytuacji.

10. Materiały drukowane na żądanie

To jedna z najważniejszych zalet posiadania własnego profesjonalnego urządzenia drukującego.

Firma nie musi z góry przewidywać, ile materiałów będzie potrzebowała za miesiąc czy kwartał. Można drukować wtedy, kiedy rzeczywiście pojawia się potrzeba.

Dzisiaj potrzebnych jest 30 egzemplarzy, za tydzień 80, a za miesiąc trzeba przygotować zupełnie inną wersję materiału. Przy takim modelu pracy własny druk pozwala ograniczyć zapasy i zmniejszyć ryzyko pozostania z nieaktualnymi materiałami.

Dlaczego warto drukować takie materiały we własnej firmie?

Największą zaletą nie zawsze jest sama cena pojedynczego wydruku. W wielu przypadkach ważniejsza jest możliwość szybkiego wykonania pracy i dostosowania nakładu do rzeczywistej potrzeby.

Własne urządzenie może dać firmie większą kontrolę nad drukiem. Materiały można przygotować wtedy, kiedy są potrzebne, w dokładnie takiej liczbie, jaka jest aktualnie potrzebna.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku materiałów, które często się zmieniają. Cenniki, oferty, katalogi czy informacje o produktach mogą szybko się dezaktualizować. Drukowanie małych partii pozwala ograniczyć ilość wyrzucanych materiałów.

Warto również pamiętać o czasie. Jeżeli materiał jest potrzebny następnego dnia, zlecenie jego wykonania na zewnątrz może oznaczać dodatkową organizację, transport i oczekiwanie na realizację. Przy własnym urządzeniu część takich prac można wykonać od razu.

Jakiego urządzenia potrzebujesz?

Nie każda firma ma takie same potrzeby. Dla jednego przedsiębiorstwa najważniejsza będzie możliwość szybkiego drukowania dokumentów i materiałów marketingowych w niewielkich nakładach. Inna firma będzie potrzebowała większej wydajności, szerszych możliwości obsługi papieru i bardziej rozbudowanego wykończenia.

Dlatego wybór urządzenia warto zacząć nie od konkretnego modelu, ale od określenia tego, co firma rzeczywiście chce drukować, jak często będzie to robić i jakich nakładów potrzebuje.

W ofercie ELBEKOM znajdują się między innymi trzy serie kolorowych urządzeń Xerox, które odpowiadają na różne potrzeby związane z drukiem:

• Xerox VersaLink C7100 - rozwiązanie dla firm i biur, które potrzebują profesjonalnego kolorowego druku A3 oraz możliwości przygotowywania własnych materiałów.

• Xerox AltaLink C8200 - seria przeznaczona do bardziej wymagających środowisk pracy, w których liczy się większa wydajność i szerokie możliwości urządzenia.

• • Xerox PrimeLink C9200 - rozwiązanie dla firm, które potrzebują bardziej zaawansowanego, profesjonalnego druku materiałów marketingowych i produkcyjnych.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, kiedy własny druk może mieć sens w firmie, przeczytaj również nasz wcześniejszy artykuł:

Czy Twoja firma potrzebuje własnej małej drukarni?

W kolejnym kroku warto zastanowić się nie tylko nad tym, co można drukować, ale również gdzie znajduje się granica pomiędzy drukiem we własnej firmie a korzystaniem z usług zewnętrznej drukarni.