Czy Twoja firma potrzebuje własnej małej drukarni?

Druk potrzebny jest często wtedy, gdy czasu jest najmniej

Wyobraźmy sobie typową sytuację. Dział marketingu kończy przygotowanie materiałów na konferencję. Wszystko jest gotowe, ale następnego dnia okazuje się, że trzeba zmienić jeden element oferty. Handlowiec potrzebuje kilkunastu profesjonalnych prezentacji na ważne spotkanie. Dział HR organizuje szkolenie dla nowych pracowników i musi przygotować komplet materiałów.

W każdym z tych przypadków pojawia się podobny problem: materiały są potrzebne szybko, często w niewielkim lub średnim nakładzie i nierzadko wymagają zmian niemal do ostatniej chwili.

Wysłanie plików do zewnętrznej drukarni oczywiście nadal może być dobrym rozwiązaniem. Trzeba jednak uwzględnić czas potrzebny na przygotowanie zamówienia, wycenę, akceptację, realizację oraz dostawę. A co, jeśli po otrzymaniu wydruków okaże się, że jedna strona wymaga poprawki?

Właśnie dlatego coraz więcej organizacji zaczyna patrzeć na druk inaczej. Nie tylko jako na codzienną funkcję biurową, ale jako na element sprawnej komunikacji wewnętrznej, sprzedaży i marketingu.

Czy każda firma potrzebuje własnej drukarni?

Oczywiście nie. I warto to powiedzieć już na początku.

Własne urządzenie nie zastąpi profesjonalnej drukarni w każdej sytuacji. Przy bardzo dużych nakładach, specjalistycznych uszlachetnieniach, nietypowych materiałach czy skomplikowanych projektach produkcyjnych zewnętrzna drukarnia nadal będzie najlepszym wyborem.

Istnieje jednak ogromna grupa materiałów, które firmy zamawiają regularnie w małych i średnich nakładach. To właśnie tutaj pojawia się pytanie:

Czy naprawdę każdy taki wydruk musi opuszczać firmę?

Nowoczesne kolorowe urządzenia A3 pozwalają dziś realizować znacznie więcej niż tradycyjny druk dokumentów. W zależności od potrzeb i klasy urządzenia mogą stać się centralnym punktem codziennego obiegu dokumentów, a nawet niewielkim centrum produkcji materiałów dla klientów, pracowników i partnerów biznesowych.

Co można drukować we własnej firmie?

Lista zastosowań jest znacznie dłuższa, niż mogłoby się wydawać. W wielu organizacjach kolorowe urządzenie A3 może obsługiwać zarówno codzienne potrzeby biura, jak i zadania związane z marketingiem czy sprzedażą.

1. Oferty handlowe

Oferta handlowa często jest jednym z pierwszych fizycznych materiałów, które klient otrzymuje od firmy. Profesjonalna prezentacja, dobre odwzorowanie kolorów, możliwość druku w formacie A3 oraz przygotowania materiału na odpowiednim papierze mogą znacząco wpłynąć na odbiór całej marki.

Zamiast korzystać wyłącznie ze standardowego wydruku A4, firma może przygotować bardziej atrakcyjne materiały sprzedażowe wtedy, gdy są potrzebne.

2. Broszury i katalogi

Produkty, usługi, realizacje, oferta sezonowa – katalogi i broszury są nadal ważnym elementem komunikacji wielu firm.

Nie każdy katalog musi być drukowany w tysiącach egzemplarzy. Czasami potrzebnych jest 20, 50 lub 100 sztuk na konkretne spotkanie, wydarzenie albo dla wybranej grupy klientów.

Własne centrum druku pozwala reagować szybciej, aktualizować treści i przygotowywać materiały dokładnie w takim nakładzie, jaki jest w danym momencie potrzebny.

3. Materiały szkoleniowe

Firmy regularnie organizujące szkolenia, warsztaty i spotkania wewnętrzne dobrze znają problem przygotowania materiałów dla uczestników.

• prezentacje,
• skrypty,
• ćwiczenia,
• instrukcje,
• certyfikaty,
• materiały informacyjne.

Jeżeli program szkolenia zmienia się do ostatniej chwili, możliwość przygotowania materiałów na miejscu może być znacznie wygodniejsza niż każdorazowe korzystanie z usług zewnętrznych.

4. Plakaty i komunikacja wewnętrzna

Format A3 nadal ma ogromne znaczenie w biurach, zakładach produkcyjnych, szkołach, hotelach i wielu innych organizacjach.

Na plakatach mogą znaleźć się między innymi:

• informacje dla pracowników,
• kampanie BHP,
• komunikaty wewnętrzne,
• informacje o wydarzeniach,
• materiały promocyjne,
• oznaczenia.

Możliwość szybkiego wydrukowania materiału A3 bez oczekiwania na realizację zewnętrznego zamówienia daje firmie dużą elastyczność.

5. Ulotki i materiały promocyjne

Promocja nie zawsze wymaga zamówienia kilku tysięcy ulotek. Często firma potrzebuje niewielkiej liczby materiałów na:

• spotkanie z klientem,
• lokalne wydarzenie,
• targi,
• konferencję,
• dzień otwarty,
• akcję promocyjną.

W takich sytuacjach liczy się przede wszystkim szybkość działania i możliwość przygotowania aktualnych materiałów.

6. Zaproszenia i vouchery

Firmy organizujące wydarzenia, spotkania dla klientów czy akcje promocyjne regularnie potrzebują bardziej reprezentacyjnych materiałów.

Zaproszenia, vouchery czy certyfikaty można przygotować dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne, bez konieczności składania kolejnego zamówienia w drukarni.

7. Materiały dla klientów

Hotele, salony samochodowe, kliniki, biura nieruchomości czy firmy usługowe regularnie tworzą materiały, które trafiają bezpośrednio do klientów.

Mogą to być:

• cenniki,
• informacje o usługach,
• foldery,
• katalogi,
• materiały informacyjne,
• oferty specjalne.

Możliwość ich szybkiej aktualizacji jest szczególnie ważna w branżach, w których oferta lub ceny często się zmieniają.

Największą zaletą nie zawsze jest koszt. Często jest nią czas.

Rozmowa o druku bardzo często zaczyna się od pytania o koszt jednej strony. Tymczasem przy części materiałów to nie koszt wydruku jest najważniejszy.

Warto policzyć również:

• czas pracownika potrzebny na przygotowanie zamówienia,
• oczekiwanie na wycenę,
• czas realizacji,
• koszt dostawy,
• konieczność ponownego zamówienia po zmianie projektu,
• ryzyko, że materiały nie dotrą na czas.

Jeżeli firma potrzebuje 30 katalogów na spotkanie następnego dnia, najważniejszym parametrem może nie być cena pojedynczego wydruku. Najważniejsza może być możliwość rozpoczęcia drukowania natychmiast.

Własny druk daje firmie coś, czego nie można łatwo wycenić – niezależność i możliwość szybkiej reakcji.

Druk na żądanie – mniej magazynowania, więcej elastyczności

Wiele firm zna również inny problem: materiały drukowane w dużych nakładach szybko się dezaktualizują.

Zmiana ceny. Nowy produkt. Aktualizacja danych kontaktowych. Nowa identyfikacja wizualna. Zmiana oferty.

Efekt? W magazynie zostają setki lub tysiące nieaktualnych materiałów.

Drukowanie mniejszych nakładów na bieżąco pozwala ograniczyć ten problem. Firma może przygotowywać materiały wtedy, kiedy są rzeczywiście potrzebne.

To szczególnie interesujące rozwiązanie dla organizacji, które:

• często aktualizują ofertę,
• organizują wiele wydarzeń,
• pracują z różnymi grupami klientów,
• potrzebują personalizowanych materiałów,
• nie chcą magazynować dużych zapasów drukowanych materiałów.

Nie każda „mała drukarnia” wygląda tak samo

Potrzeby firm są bardzo różne. Dla jednej organizacji własna mała drukarnia oznacza przede wszystkim możliwość drukowania kolorowych dokumentów A3. Dla innej – obsługę kilkudziesięciu użytkowników i intensywnego obiegu dokumentów. Jeszcze inna firma będzie potrzebowała rozwiązania pozwalającego produkować profesjonalne katalogi, broszury i materiały marketingowe.

Dlatego wybór urządzenia powinien zaczynać się nie od pytania:

„Który model jest najlepszy?”

ale:

„Co dokładnie chcemy w naszej firmie drukować?”

Trzy poziomy profesjonalnego druku w firmie

W zależności od skali potrzeb firma może wybrać rozwiązanie dopasowane do charakteru swojej pracy.

Poziom 1: zaawansowany kolorowy druk biurowy

Dla małych i średnich zespołów oraz firm, które potrzebują wszechstronnego urządzenia A3 do codziennej pracy, odpowiednim rozwiązaniem może być seria Xerox VersaLink C7100.

To rozwiązanie dla organizacji, które chcą połączyć:

• druk kolorowy,
• obsługę formatu A3,
• kopiowanie i skanowanie,
• pracę z dokumentami w chmurze,
• codzienną obsługę potrzeb biurowych.

VersaLink C7100 może być pierwszym krokiem od standardowego urządzenia biurowego do bardziej profesjonalnego środowiska druku.

Poziom 2: profesjonalne centrum dokumentowe

W większych organizacjach potrzeby są bardziej złożone. Więcej użytkowników, większe obciążenie urządzeń, rozbudowane procesy skanowania i obiegu dokumentów oraz rosnące wymagania dotyczące bezpieczeństwa.

W takich środowiskach swoje miejsce znajduje seria Xerox AltaLink C8200.

To rozwiązanie stworzone z myślą o wymagających biurach, w których urządzenie nie jest jedynie drukarką, ale ważnym elementem infrastruktury dokumentowej.

Nowa generacja AltaLink C8200 rozwija możliwości automatyzacji pracy i wykorzystuje rozwiązania wspierane przez AI do obsługi powtarzalnych zadań związanych z dokumentami. Xerox wskazuje m.in. funkcje związane z podsumowywaniem dokumentów, konwersją odręcznych notatek oraz automatycznym redagowaniem wrażliwych informacji.

Poziom 3: własne profesjonalne centrum druku

Niektóre organizacje chcą pójść jeszcze dalej.

Działy marketingu, drukarnie wewnętrzne, firmy obsługujące dużą liczbę materiałów dla klientów czy organizacje produkujące katalogi, broszury i materiały promocyjne potrzebują większej wydajności oraz szerszych możliwości obsługi nośników i wykańczania wydruków.

Dla takich zastosowań przeznaczona jest seria Xerox PrimeLink C9200.

Urządzenia z tej serii mogą obsługiwać szeroki zakres zastosowań, w tym materiały o gramaturze do 400 g/m², różne opcje podawania i wykańczania oraz formaty wykraczające poza standardowy A3. Seria została zaprojektowana z myślą o środowiskach, w których profesjonalna jakość i wydajność druku są równie ważne jak szybkość realizacji zleceń.

Jak sprawdzić, czy własna mała drukarnia ma sens?

Warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań.

1. Jak często potrzebujesz materiałów „na już”?

Jeżeli takie sytuacje zdarzają się regularnie, możliwość druku na miejscu może znacząco usprawnić pracę.

2. Jakie materiały obecnie zlecasz na zewnątrz?

Warto przygotować listę wszystkich materiałów zamawianych w drukarniach w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Być może okaże się, że część z nich można produkować we własnej firmie.

3. Jak duże są typowe nakłady?

Bardzo duże nakłady nadal mogą być bardziej opłacalne w profesjonalnej drukarni. Małe i średnie serie, szczególnie przy częstych zmianach treści, mogą być dobrym kandydatem do druku wewnętrznego.

4. Czy materiały często się zmieniają?

Im częściej aktualizujesz treści, tym większą wartość może mieć możliwość drukowania na żądanie.

5. Ilu użytkowników będzie korzystać z urządzenia?

To jedno z kluczowych pytań przy wyborze odpowiedniej klasy rozwiązania.

Inne urządzenie będzie odpowiednie dla kilkunastoosobowego biura, inne dla dużej organizacji, a jeszcze inne dla działu marketingu lub wewnętrznej drukarni.

Własna drukarnia nie musi oznaczać rezygnacji z drukarni zewnętrznej

To ważne rozróżnienie.

Najlepszy model dla wielu firm nie polega na całkowitym zastąpieniu usług zewnętrznych. Chodzi raczej o rozsądny podział zadań.

Własne urządzenie może obsługiwać:

• bieżące potrzeby firmy,
• małe i średnie nakłady,
• materiały potrzebne szybko,
• często aktualizowane dokumenty,
• materiały personalizowane,
• wydruki na spotkania, szkolenia i wydarzenia.

Zewnętrzna drukarnia może nadal realizować:

• bardzo duże nakłady,
• specjalistyczne uszlachetnienia,
• nietypowe technologie druku,
• bardzo wymagające projekty produkcyjne.

Takie podejście daje firmie większą kontrolę nad codzienną produkcją materiałów, jednocześnie pozostawiając możliwość korzystania z usług zewnętrznych tam, gdzie rzeczywiście ma to największy sens.

Od drukarki do centrum komunikacji

Sposób, w jaki firmy wykorzystują urządzenia drukujące, zmienia się.

Dziś urządzenie A3 może być miejscem, w którym spotykają się różne procesy:

• druk dokumentów,
• skanowanie,
• digitalizacja,
• obieg informacji,
• przygotowanie materiałów dla klientów,
• produkcja materiałów marketingowych.

Dlatego przy wyborze nowego urządzenia warto spojrzeć szerzej niż tylko na liczbę stron drukowanych miesięcznie.

Być może firma nie potrzebuje kolejnej „kserokopiarki”.

Być może potrzebuje narzędzia, które pozwoli szybciej tworzyć, aktualizować i dystrybuować profesjonalne materiały.

Podsumowanie: czy Twoja firma potrzebuje własnej małej drukarni?

Odpowiedź zależy od charakteru pracy firmy.

Jeżeli regularnie:

• przygotowujesz materiały dla klientów,
• organizujesz szkolenia i wydarzenia,
• drukujesz oferty i prezentacje,
• zlecasz niewielkie nakłady zewnętrznym drukarniom,
• potrzebujesz materiałów w krótkim czasie,
• często aktualizujesz katalogi lub informacje,

warto sprawdzić, czy część tych zadań można przenieść do własnej organizacji.

Nowoczesne kolorowe urządzenia A3 pozwalają dobrać rozwiązanie do rzeczywistych potrzeb – od zaawansowanego środowiska biurowego, przez wydajne centrum dokumentowe, aż po profesjonalną produkcję materiałów marketingowych.

Najważniejsze jest jednak rozpoczęcie od właściwego pytania:

Nie „jaką drukarkę kupić?”, ale „co chcemy dzięki niej zrobić?”.