Czy urządzenie biurowe może drukować materiały marketingowe? Poznaj Xerox AltaLink serii C8200

Jeszcze kilka lat temu odpowiedź na pytanie, do czego służy firmowe urządzenie wielofunkcyjne, była bardzo prosta. Drukowanie dokumentów, kopiowanie, skanowanie i wysyłanie materiałów pocztą elektroniczną. Dzisiaj potrzeby wielu firm wyglądają jednak zupełnie inaczej.

Przedsiębiorstwa coraz częściej samodzielnie przygotowują oferty handlowe, prezentacje, katalogi, broszury, instrukcje, materiały szkoleniowe czy dokumentację dla klientów. Czas realizacji ma ogromne znaczenie, a zlecanie każdego krótkiego nakładu do zewnętrznej drukarni nie zawsze jest wygodne ani ekonomiczne.

W tym miejscu pojawia się interesujące pytanie: czy nowoczesne urządzenie biurowe może również skutecznie realizować zadania związane z drukiem materiałów marketingowych?

Jednym z urządzeń, które wyraźnie przesuwają granicę pomiędzy klasycznym drukiem biurowym a bardziej zaawansowanym drukiem kolorowym, jest seria Xerox AltaLink C8200.

Nowoczesne biuro potrzebuje więcej niż zwykłej drukarki

Współczesne urządzenie wielofunkcyjne coraz rzadziej jest wykorzystywane wyłącznie do drukowania faktur czy umów. W wielu firmach staje się centralnym punktem obiegu dokumentów oraz miejscem, w którym powstają również materiały przeznaczone dla klientów, partnerów biznesowych i pracowników.

Przykłady takich materiałów można mnożyć:

• oferty handlowe,
• prezentacje dla klientów,
• broszury informacyjne,
• katalogi produktów,
• materiały szkoleniowe,
• instrukcje obsługi,
• materiały konferencyjne,
• menu i cenniki,
• materiały promocyjne na wydarzenia,
• raporty i dokumenty zarządcze.

Właśnie dlatego firmy coraz częściej poszukują urządzeń, które z jednej strony poradzą sobie z intensywną pracą dużej grupy użytkowników, a z drugiej pozwolą przygotować bardziej atrakcyjne wizualnie materiały.

Xerox AltaLink C8200 został zaprojektowany właśnie z myślą o wymagających środowiskach biurowych. Seria obejmuje pięć modeli, różniących się przede wszystkim wydajnością.

Xerox AltaLink C8200 – pięć modeli dla różnych potrzeb

Dzięki tak szerokiej gamie modeli można dobrać urządzenie zarówno do średniej wielkości biura, jak i do dużego działu administracyjnego, centrum dokumentowego czy firmy, w której codziennie powstają tysiące stron.

Warto jednak zwrócić uwagę na coś więcej niż samą prędkość. To właśnie możliwości związane z obsługą papieru, jakością obrazu i wykańczaniem dokumentów powodują, że AltaLink C8200 może zainteresować również firmy przygotowujące własne materiały marketingowe.

Od dokumentu do materiału marketingowego

Typowa drukarka biurowa pracuje przede wszystkim z papierem A4 o gramaturze 80 g/m². To wystarczające rozwiązanie dla dokumentów, faktur czy korespondencji, ale znacznie ogranicza możliwości w przypadku bardziej reprezentacyjnych materiałów.

Seria Xerox AltaLink C8200 oferuje znacznie większą elastyczność.

Urządzenia mogą obsługiwać nośniki o gramaturze sięgającej 300 g/m². Oznacza to możliwość wykorzystania znacznie sztywniejszych i bardziej reprezentacyjnych materiałów niż standardowy papier biurowy.

W praktyce otwiera to możliwość przygotowywania między innymi:

• okładek dokumentów,
• kart informacyjnych,
• zaproszeń,
• materiałów promocyjnych,
• ofert handlowych na papierze o wyższej gramaturze,
• kart produktowych,
• materiałów szkoleniowych.

Dla wielu firm może to oznaczać możliwość przeniesienia części krótkich nakładów z zewnętrznej drukarni bezpośrednio do własnego biura.

Format SRA3 i długie arkusze – więcej miejsca na kreatywność

Materiały marketingowe bardzo często wymagają większego formatu niż klasyczne A4. Właśnie dlatego możliwość druku do formatu SRA3 jest jedną z ważnych cech urządzeń z serii AltaLink C8200.

Format SRA3 może zostać wykorzystany między innymi do:

• drukowania plakatów,
• dużych prezentacji,
• arkuszy informacyjnych,
• materiałów ekspozycyjnych,
• dużych wykresów i raportów.

Co ciekawe, podajnik ręczny umożliwia również obsługę niestandardowych formatów o długości do 1320 mm.

Takie możliwości nie oznaczają oczywiście, że AltaLink C8200 zastąpi specjalistyczną maszynę produkcyjną. Pozwalają jednak realizować znacznie bardziej kreatywne projekty niż w przypadku typowego urządzenia biurowego.

Jakość obrazu ma znaczenie

W przypadku dokumentów tekstowych większość użytkowników nie zastanawia się nad jakością druku. Sytuacja zmienia się jednak wtedy, gdy na stronie pojawiają się zdjęcia, kolorowe grafiki, logo firmy czy materiały przygotowane przez dział marketingu.

Xerox AltaLink C8200 oferuje rozdzielczość druku do 1200 × 2400 dpi.

W praktyce ma to znaczenie szczególnie w przypadku:

• kolorowych prezentacji,
• materiałów zawierających fotografie,
• wykresów i infografik,
• firmowych materiałów marketingowych,
• drobnego tekstu,
• materiałów zawierających szczegółowe elementy graficzne.

Dla firmy, która regularnie przygotowuje materiały dla klientów, różnica pomiędzy standardowym wydrukiem biurowym a dobrze przygotowanym kolorowym dokumentem może mieć realny wpływ na odbiór marki.

Druk to nie wszystko. Liczy się również wykańczanie

Jednym z elementów, który często odróżnia zwykły wydruk od gotowego materiału biznesowego, jest sposób jego wykończenia.

AltaLink C8200 może zostać wyposażony w różne moduły wykańczające, które pozwalają automatyzować kolejne etapy przygotowania dokumentów.

W zależności od konfiguracji dostępne są między innymi:

• zszywanie,
• dziurkowanie,
• układanie dokumentów,
• tworzenie broszur,
• składanie dokumentów.

To szczególnie ważne w firmach, które regularnie przygotowują większe pakiety dokumentów.

Zamiast drukować kilkadziesiąt lub kilkaset stron, a następnie ręcznie przygotowywać gotowe komplety, część tych czynności może zostać wykonana automatycznie przez odpowiednio skonfigurowane urządzenie.

Broszury przygotowane bezpośrednio w biurze

Wyobraźmy sobie dział sprzedaży przygotowujący ofertę dla ważnego klienta.

Dokument może zawierać:

• stronę tytułową,
• opis firmy,
• zdjęcia produktów,
• tabele i wykresy,
• indywidualną wycenę.

W tradycyjnym środowisku biurowym dokument zostanie wydrukowany jako stos luźnych kartek.

W przypadku odpowiednio wyposażonego AltaLink C8200 możliwe jest automatyczne przygotowanie bardziej uporządkowanego materiału, na przykład zszytego dokumentu lub broszury.

To szczególnie przydatne w przypadku:

• ofert handlowych,
• materiałów konferencyjnych,
• instrukcji,
• raportów,
• materiałów szkoleniowych,
• krótkich katalogów.

Gdzie przebiega granica między urządzeniem biurowym a produkcyjnym?

To bardzo ważne pytanie.

Xerox AltaLink C8200 oferuje możliwości, które mogą zainteresować firmy zajmujące się przygotowywaniem materiałów graficznych i marketingowych. Nie oznacza to jednak, że należy traktować go jako bezpośredniego konkurenta dla profesjonalnych maszyn produkcyjnych.

Seria AltaLink została przede wszystkim zaprojektowana jako zaawansowane urządzenie wielofunkcyjne dla wymagającego biura.

Właśnie w tym miejscu AltaLink C8200 znajduje swoją niszę.

Nie jest maszyną produkcyjną, ale oferuje znacznie więcej możliwości niż standardowa drukarka biurowa.

Druk marketingowy na żądanie

Jedną z największych zalet posiadania odpowiednio wyposażonego urządzenia w firmie jest możliwość realizowania materiałów dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne.

Nie trzeba:

• czekać na realizację zamówienia w drukarni,
• zamawiać dużego nakładu,
• magazynować setek nieaktualnych broszur,
• drukować materiałów „na zapas”.

Firma może przygotować niewielką serię materiałów dokładnie w momencie, kiedy pojawia się taka potrzeba.

Przykład?

Zmieniła się cena produktu. Zaktualizowano ofertę. Pojawił się nowy klient wymagający indywidualnej prezentacji.

Materiał można przygotować, wydrukować i przekazać praktycznie od razu.

Takie podejście szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, które często aktualizują swoją ofertę.

Sztuczna inteligencja również trafia do urządzeń wielofunkcyjnych

Seria AltaLink C8200 jest interesująca również z innego powodu. Xerox zastosował w niej funkcje wspierane przez sztuczną inteligencję.

Urządzenia mogą korzystać między innymi z aplikacji pomagających w:

• podsumowywaniu dokumentów,
• digitalizacji odręcznych notatek,
• automatycznym ukrywaniu danych wrażliwych.

To pokazuje, jak zmienia się rola współczesnego urządzenia wielofunkcyjnego.

Przestaje ono być wyłącznie sprzętem odpowiedzialnym za drukowanie i kopiowanie. Coraz częściej staje się elementem cyfrowego obiegu dokumentów.

W przypadku dużej organizacji może to oznaczać mniej ręcznej pracy przy:

• przetwarzaniu dokumentów,
• archiwizacji,
• przygotowywaniu podsumowań,
• digitalizacji notatek,
• ochronie poufnych informacji.

Urządzenie, które uczy się sposobu pracy użytkowników

Ciekawym elementem serii AltaLink C8200 jest również Xerox Adaptive Learning.

System wykorzystuje algorytmy analizujące sposób korzystania z urządzenia i może dostosowywać ustawienia oraz skróty do najczęściej wykonywanych zadań.

W praktyce oznacza to, że użytkownik wykonujący codziennie podobne czynności nie musi za każdym razem przechodzić przez cały proces konfiguracji zadania.

W środowisku, w którym z jednego urządzenia korzysta kilkadziesiąt lub kilkaset osób, takie usprawnienia mogą realnie wpłynąć na komfort pracy.

Bezpieczeństwo dokumentów w centrum uwagi

Nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne przechowuje i przetwarza ogromną ilość informacji.

Umowy, dane klientów, dokumentacja finansowa, materiały HR, projekty techniczne czy informacje handlowe – wszystko to może przechodzić przez urządzenie drukujące.

Dlatego bezpieczeństwo nie może być traktowane jako dodatkowa funkcja.

AltaLink C8200 został wyposażony w rozbudowane mechanizmy bezpieczeństwa, a Xerox rozwija również integracje i narzędzia wspierające ochronę urządzeń oraz dokumentów.

Dla firm istotne znaczenie ma również możliwość centralnego zarządzania większą flotą urządzeń.

Czy AltaLink C8200 może zastąpić zewnętrzną drukarnię?

Odpowiedź brzmi: nie zawsze, ale w wielu przypadkach może ograniczyć konieczność korzystania z niej.

Jeżeli firma potrzebuje regularnie drukować:

• tysiące katalogów,
• materiały na bardzo specjalistycznych podłożach,
• zaawansowane publikacje,
• materiały wymagające precyzyjnego zarządzania barwą produkcyjną,

wówczas lepszym rozwiązaniem może być profesjonalna maszyna produkcyjna lub współpraca z drukarnią.

Jeżeli jednak potrzeby firmy dotyczą głównie krótkich i średnich nakładów materiałów wykonywanych na bieżąco, AltaLink C8200 może okazać się bardzo interesującym rozwiązaniem.

Dla kogo Xerox AltaLink C8200 będzie dobrym wyborem?

Seria może szczególnie zainteresować:

• średnie i duże przedsiębiorstwa,
• działy marketingu,
• działy sprzedaży,
• firmy szkoleniowe,
• instytucje edukacyjne,
• organizacje przygotowujące dużą liczbę materiałów informacyjnych,
• centra administracyjne,
• firmy, które chcą ograniczyć outsourcing krótkich nakładów.

Największą korzyść mogą odnieść organizacje, które potrzebują jednocześnie wydajnego centrum druku biurowego i urządzenia zdolnego do przygotowywania bardziej zaawansowanych materiałów.

AltaLink C8200 a Xerox PrimeLink C9200 – dwa różne światy

Porównując urządzenia Xerox, warto pamiętać, że AltaLink C8200 i PrimeLink C9200 zostały stworzone z myślą o różnych zastosowaniach.

AltaLink C8200 koncentruje się przede wszystkim na wymagającym środowisku biurowym. Oferuje wysoką wydajność, zaawansowane skanowanie, funkcje cyfrowego obiegu dokumentów, bezpieczeństwo oraz możliwość rozszerzenia konfiguracji o profesjonalne moduły wykańczające.

PrimeLink C9200 znajduje się bliżej świata profesjonalnego druku produkcyjnego. Jest rozwiązaniem dla firm, które regularnie realizują większe nakłady materiałów marketingowych i oczekują możliwości typowych dla cyfrowej produkcji poligraficznej.

Można więc powiedzieć, że:

• AltaLink C8200 to zaawansowane centrum dokumentowe z dodatkowymi możliwościami druku marketingowego,
• PrimeLink C9200 to maszyna produkcyjna, która może również realizować zadania biurowe.

Wybór pomiędzy tymi urządzeniami powinien zależeć przede wszystkim od tego, jaki rodzaj pracy będzie dominował.

Podsumowanie – więcej niż urządzenie biurowe

Czy urządzenie biurowe może drukować materiały marketingowe?

Seria Xerox AltaLink C8200 pokazuje, że granica pomiędzy klasycznym drukiem biurowym a bardziej zaawansowanym drukiem kolorowym staje się coraz mniej wyraźna.

Możliwość druku do formatu SRA3, obsługa papierów o gramaturze do 300 g/m², wysoka jakość obrazu, szeroki wybór modułów wykańczających oraz obsługa niestandardowych formatów powodują, że urządzenie może realizować znacznie więcej zadań niż typowa drukarka biurowa.

Najważniejsze jest jednak właściwe określenie jego roli.

Xerox AltaLink C8200 nie próbuje być maszyną produkcyjną.

Jego największą zaletą jest połączenie dwóch światów: wydajnego, nowoczesnego centrum dokumentowego oraz urządzenia, które pozwala firmie samodzielnie przygotowywać profesjonalnie wyglądające materiały dla klientów, partnerów i pracowników.

Dla wielu przedsiębiorstw może to być właśnie najlepszy kompromis.

Jedno urządzenie. Dokumenty, skanowanie, cyfrowy obieg informacji, materiały handlowe, prezentacje i krótkie nakłady marketingowe – wszystko dostępne bezpośrednio w biurze.

I być może właśnie w tym kierunku będzie rozwijać się współczesny druk biurowy.