W tym kontekście urządzenia wielofunkcyjne Xerox przestają pełnić wyłącznie rolę drukarek i skanerów — stają się ważnym elementem cyfrowego obiegu dokumentów w firmie.
KSeF – co realnie zmienia w firmach?
Wprowadzenie KSeF oznacza między innymi:
- obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej,
- cyfrowe przechowywanie dokumentów sprzedażowych,
- większą kontrolę i transparentność danych finansowych,
- konieczność sprawnego zarządzania dokumentacją kosztową i załącznikami.
Choć faktury sprzedażowe trafiają do KSeF w formie elektronicznej, firmy nadal pracują z dokumentami papierowymi — takimi jak faktury kosztowe, umowy czy potwierdzenia płatności. To oznacza rosnącą potrzebę szybkiej digitalizacji i automatyzacji obiegu dokumentów.
Nowa rola urządzeń wielofunkcyjnych w erze KSeF
Urządzenia wielofunkcyjne Xerox coraz częściej pełnią funkcję centrum zarządzania dokumentami w firmie. Ich zadaniem nie jest już tylko druk, ale przede wszystkim:
- skanowanie dokumentów do formatu PDF,
- konwersja papierowych faktur do wersji cyfrowej,
- automatyczne przesyłanie plików do księgowości lub systemów ERP,
- wspieranie archiwizacji i wyszukiwania dokumentów.
Xerox MFP jako narzędzie do obsługi faktur i dokumentów kosztowych
Szybkie skanowanie i digitalizacja
Dokumenty kosztowe można zeskanować bezpośrednio do folderów sieciowych, e-maila lub systemów księgowych.
OCR i wyszukiwalność treści
Dzięki technologii OCR zeskanowane faktury są przeszukiwalne — łatwiej odnaleźć dokument po numerze, kontrahencie czy dacie.
Automatyzacja procesów
Możliwe jest tworzenie profili skanowania, np. „Faktury KSeF”, które automatycznie:
- zapisują pliki w odpowiednim formacie,
- nadają nazwy według ustalonego schematu,
- wysyłają dokumenty do właściwego działu lub systemu.
Integracja z systemami ERP i księgowymi
Urządzenia Xerox mogą współpracować z systemami obiegu dokumentów, co usprawnia przekazywanie danych do księgowości i cyfrowych archiwów.
Obieg dokumentów – jak było wcześniej, jak jest teraz?
Przed cyfryzacją:
- ręczne skanowanie dokumentów,
- wysyłanie maili z załącznikami,
- chaos w nazwach plików,
- czasochłonne wyszukiwanie faktur.
Po wdrożeniu urządzeń Xerox:
- jedno kliknięcie → dokument trafia do właściwego folderu,
- uporządkowane archiwum faktur,
- szybszy dostęp do danych,
- mniejsze ryzyko błędów i zagubionych dokumentów.
Efekt? Oszczędność czasu nawet o kilkadziesiąt procent oraz większa kontrola nad dokumentacją finansową.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Urządzenia Xerox oferują zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak:
- uwierzytelnianie użytkowników,
- kontrola dostępu do funkcji urządzenia,
- szyfrowanie danych,
- możliwość audytu operacji na dokumentach.
To kluczowe w kontekście KSeF oraz ochrony poufnych danych finansowych i księgowych.
Dla kogo urządzenia Xerox w kontekście KSeF?
- firmy MŚP obsługujące dużą liczbę faktur,
- biura rachunkowe i księgowe,
- działy finansowe i administracyjne,
- kancelarie prawne i doradcze,
- firmy planujące cyfryzację dokumentów.
Przykładowe urządzenia Xerox wspierające cyfryzację
- Xerox AltaLink C8235 / C8255 – dla średnich i dużych organizacji,
- Xerox VersaLink seria C71xx – dla małych i średnich firm,
- Xerox Lexmark CX950 / CX951 - dla małych i średnich firm,
- Xerox PrimeLink C9200 – dla firm i drukarni wymagających wysokiej jakości.
Podsumowanie
KSeF to nie tylko nowy obowiązek prawny, ale również realna szansa na usprawnienie procesów, redukcję kosztów i cyfryzację firmy.
Urządzenia wielofunkcyjne Xerox mogą odegrać kluczową rolę w tej transformacji — pomagając w digitalizacji dokumentów, automatyzacji obiegu faktur oraz poprawie bezpieczeństwa danych.
Dobrze wdrożone rozwiązanie MFP sprawia, że firma nie tylko spełnia wymogi KSeF, ale także pracuje szybciej, sprawniej i bardziej profesjonalnie.
